Özel Ders Takip Programı: Öğrencileriniz, Dersleriniz ve Ödemeleriniz Tek Yerde

Özel ders takibi neden zorlaşır?

Birkaç öğrenciyle başlayan özel ders işi kısa sürede küçük bir işletmeye dönüşür. Hangi öğrencinin hangi gün geleceği bir deftere, kimin ödeme yaptığı bir Excel dosyasına, veli mesajları WhatsApp'a, ders notları da telefonun not uygulamasına dağılır. Bilgi dağıldıkça ders iptalleri karışır, ödemeler unutulur, veliye gelişim hakkında somut bir şey söylemek zorlaşır.

Bir özel ders programı bu dağınıklığı tek bir kayıt sistemine indirger. Öğrenciyi bir kez eklersiniz; ders saati, ücreti, ödeme vadesi, ödevleri ve değerlendirmeleri aynı kaydın altında birikir. Böylece ayın sonunda “kim ödedi, kim ödemedi” sorusunu tahmin etmek yerine ekrandan okursunuz.

E-Program ile neleri takip edersiniz?

E-Program bir özel ders öğretmeni programı olarak günlük işinizin her adımına karşılık gelen modüllerle gelir. Açılıştaki Panel, günün derslerini, öğrenci sayınızı, bekleyen ödemeleri ve aylık gelir özetini gösterir. Diğer modüller ihtiyaç duydukça devreye girer:

• Öğrenciler: ad, branş, seviye, ders günü ve saati, ders ücreti, öğrenci ve veli iletişim bilgileri; ödeme tipi (aylık, haftalık ya da ders başına) öğrenci bazında belirlenir.
• Ders Programı ve Takvim: haftalık saat slotları, tatil ve mola işaretleri, resmi tatiller ve günlük notlar. Ayrıntılar için ders programı uygulaması sayfasına bakabilirsiniz.
• Ödemeler: vade oluşturma, ödendi işaretleme, tam ya da kısmi tahsilat kaydı, makbuz ve bekleyen ödemeler listesi.
• İlerlemeler ve Değerlendirme: ders sonrası performans, katılım ve ders puanı; gelişimin grafikle izlenmesi.
• Ödevler ve Sınavlar: tek öğrenciye ya da tüm öğrencilere ödev, sınav puanı girişi ve yapay zekâ ile sınav hazırlama.
• Materyaller: nota, PDF, video ya da bağlantıyı tüm öğrencilerle veya seçtiğiniz öğrencilerle paylaşma.
• Veliye Ulaş ve Mesajlar: veliye e-posta ya da WhatsApp üzerinden hazır şablonlarla ulaşma, öğrencilerle uygulama içinden okundu bilgili mesajlaşma.
• Karne ve Sertifika, Raporlar, Giderler: PDF sertifika, aylık gelir ve öğrenci raporları, gider kaydı ve net kazanç.

Excel, defter ve WhatsApp ile karşılaştırma

Excel, defter ve WhatsApp özel ders işinde yıllardır kullanılır ve küçük ölçekte iş görür. Sorun, her birinin yalnızca bir parçayı çözmesidir. Aşağıdaki tablo, sık yapılan işlerin hangi araçta nasıl yürüdüğünü özetler:

• Üç beş öğrenciniz varsa ve ödemeler hep aynı gün geliyorsa iyi kurulmuş bir Excel dosyası bir süre yeterli olabilir.
• Öğrenci sayısı arttığında, ödeme tipleri farklılaştığında (aylık, haftalık, ders başına) ya da veliler düzenli bilgi beklediğinde araç sayısı ve el emeği hızla artar.
• Bir özel ders takip programının asıl kazancı, aynı bilgiyi birden fazla yere yazmamaktır: öğrenciyi bir kez eklersiniz, program, ödeme, ödev ve rapor bu kayıttan beslenir.

Öğrenciler için ayrı bir panel

Bir özel ders uygulamasını yalnızca öğretmenin kullanması yarım bir çözümdür; öğrenci ders saatini, ödevini ya da notasını yine size sormak zorunda kalır. E-Program'da her öğrenciye özel bir giriş kodu verirsiniz. Öğrenci bu kodla öğrenci paneline girer ve kendi programını, ödevlerini, notlarını ve paylaştığınız materyalleri görür, size uygulama içinden mesaj gönderir.

Böylece “Bu hafta ders var mı?”, “Hangi sayfayı çalışacaktım?” gibi tekrar eden sorular azalır. Ödev, sınav ve gelişim takibinin öğrenci tarafını öğrenci takip uygulaması sayfasında daha ayrıntılı anlattık.

Ders bittikten sonra kısa bir değerlendirme girmek de alışkanlık hâline gelir: performans, katılım ve ders puanı birkaç dokunuşla kaydedilir, zamanla öğrencinin gelişim grafiği oluşur. Veliyle görüştüğünüzde “iyi gidiyor” demek yerine somut bir tablo gösterirsiniz. Dönem sonunda başarı ya da katılım sertifikasını PDF olarak hazırlayabilirsiniz.

Ödemeler kayıt altında, sürprizler azalır

Özel derste en çok zaman kaybettiren iş ödeme takibidir. E-Program'da her öğrencinin ödeme tipine göre vadeler oluşur; ödeme alındığında kaydı “Ödendi” olarak işaretlersiniz ve bir sonraki vade kendiliğinden açılır. Kısmi ödemeleri de kaydedebilir, makbuz oluşturup veliye e-postayla gönderebilirsiniz. Makbuzda Ayarlar'da tanımladığınız ticari bilgiler ve IBAN yer alır.

Önemli bir not: E-Program para tahsil etmez, kartla ödeme almaz. Ödemeyi nakit, havale ya da başka bir yolla siz alırsınız; uygulama bu tahsilatı kaydeder, raporlar ve kimin borcunun kaldığını gösterir. Konunun ayrıntıları özel ders ödeme takibi sayfasında.

Kira, malzeme ya da ulaşım gibi giderlerinizi de kategori ve tarihle girebilirsiniz. Raporlar ekranı gelir, gider ve net kazancınızı dönemsel grafiklerle gösterir; ödeme durumu, öğrenci ve branş bazlı dağılımlarla hangi dersin ne kadar gelir getirdiğini görürsünüz.

Hangi öğretmenler için uygun?

E-Program her branştan bireysel eğitmen için tasarlandı: matematik, fizik, yabancı dil, LGS ve YKS hazırlığı, resim ya da yazılım dersi veren öğretmenler aynı modülleri kullanır. Müzik öğretmenleri için piyano, gitar, keman gibi branşlarda nota paylaşımı, seviye takibi ve sertifika özellikle işe yarar; bunu müzik öğretmenleri için program sayfasında anlattık.

Dersi yüz yüze ya da çevrim içi vermeniz fark etmez. Ders programı, ödev, materyal ve mesajlaşma her iki düzende de aynı şekilde çalışır; çevrim içi derste paylaştığınız PDF ya da bağlantı öğrencinin panelinde hazır bekler.

Birden fazla öğretmenin çalıştığı küçük kurslar ve etüt merkezleri için ise sınırsız öğrenci ve kuruma özel kurulum içeren Kurumsal paket bulunur.

Dört adımda başlayın

Kurulum gerekmez; tarayıcıdan ya da mobil uygulamadan aynı hesapla çalışırsınız ve yaptığınız değişiklikler cihazlar arasında anında güncellenir.

1. 1

   Hesap oluşturun

   E-posta adresinizle ücretsiz deneme hesabınızı açın.

2. 2

   Öğrencileri ekleyin

   Ad, branş, seviye, ders saati, ücret ve veli bilgilerini girin; haftalık programınız bu bilgilerle şekillenir.

3. 3

   Giriş kodlarını paylaşın

   Her öğrenciye özel kodunu gönderin, öğrenci kendi paneline bağlansın.

4. 4

   Takip edin

   Ödemeleri, ödevleri, değerlendirmeleri ve aylık raporu tek ekrandan izleyin.

Güvenlik ve paketler

Verileriniz şifreli bağlantıyla taşınır ve satır düzeyinde yetkilendirmeyle korunur: her öğretmen yalnızca kendi öğrencilerini ve kayıtlarını görür. E-Program, Eskişehir merkezli Gray Group tarafından geliştirilir.

Paketler öğrenci sayısına göre ayrılır ve fiyatlar aylık, KDV dahildir: Başlangıç 299,99 TL (15 öğrenci), Küçük-Orta Ölçek 399,99 TL (25 öğrenci), Profesyonel Eğitimci 599,99 TL (50 öğrenci; yapay zekâ ile sınav, Miko asistan, sertifika, detaylı rapor ve öncelikli destek) ve Kurumsal 1.999,99 TL (sınırsız öğrenci). Paketinizi istediğiniz zaman yükseltebilirsiniz; karşılaştırma için fiyatlar sayfasına bakın.

Sık Sorulan Sorular