Özel Ders Ödeme Takibi: Kim Ödedi, Kim Bekliyor, Tek Bakışta

Önce net olalım: E-Program para tahsil etmez, kaydeder

E-Program bir ödeme aracı değil, bir ödeme takip aracıdır. Uygulama üzerinden kartla ödeme alınmaz, para hesabınıza uygulama aracılığıyla geçmez. Ödemeyi bugün nasıl alıyorsanız öyle almaya devam edersiniz: nakit, havale/EFT ya da sizin tercih ettiğiniz başka bir yol.

Uygulamanın işi, bu tahsilatı doğru öğrenciye, doğru vadeye ve doğru tutarla kaydetmek; kalan borcu, bekleyen ve geciken ödemeleri göstermek, makbuz hazırlamak ve ay sonunda gelirinizi raporlamaktır. Böylece para akışı sizin kontrolünüzde kalır, kayıt tarafı ise düzenli hâle gelir.

Ödeme tipi öğrenci bazında: aylık, haftalık, ders başına

Özel derste herkes aynı şekilde ödemez. Bir öğrenci ay başında aylık ücret öder, bir diğeri her dersten sonra ödeme yapar, bir başkası haftalık öder. E-Program'da öğrenciyi eklerken ders ücretini ve ödeme tipini belirlersiniz; ödeme vadeleri bu bilgiye göre hesaplanır.

Ödeme geldiğinde ilgili vadeyi “Ödendi” olarak işaretlersiniz ve bir sonraki vade kendiliğinden açılır. Her ay aynı listeyi baştan hazırlamanız gerekmez; takvim ilerledikçe vadeler de kendiliğinden sıraya girer.

Tahsilat kaydı adım adım

Panel'deki ya da Ödemeler ekranındaki Ödeme Al düğmesi, en sık yaptığınız işi birkaç dokunuşa indirir:

1. 1

   Öğrenciyi seçin

   Ödeme yapan öğrenciyi seçin; açık vadesi ve ders ücreti karşınıza gelir.

2. 2

   Tutarı girin

   Tam ödemeyi ya da kısmi ödemeyi kaydedin. Kısmi ödemede kalan tutar takipte kalır.

3. 3

   Makbuzu oluşturun

   Kayıtla birlikte makbuz hazırlanır. Makbuzda Ayarlar'da tanımladığınız ticari bilgiler ve IBAN yer alır.

4. 4

   Veliye gönderin

   Makbuzu veliye e-postayla iletin; veli ödemesinin kaydedildiğini görür, siz de ayrıca mesaj yazmazsınız.

Bekleyen ve geciken ödemeler

Ödeme takibinde asıl önemli olan, ödeyenleri değil ödemeyenleri görmektir. E-Program'ın açılış ekranı olan Panel, bekleyen ve geciken ödemeleri günün dersleriyle birlikte özetler. Hangi öğrencinin vadesinin geçtiğini, kimden kısmi ödeme beklediğinizi aramadan görürsünüz.

Hatırlatma göndermek gerektiğinde Veliye Ulaş modülü devreye girer. Hazır ödeme hatırlatma şablonunu seçip veliye e-posta ya da WhatsApp üzerinden tek tıkla ulaşırsınız. Mesajın tonu sizin elinizdedir; şablonu düzenleyerek her veliye uygun bir dil kullanabilirsiniz. Veliyle ödeme ve gelişim konuşmalarına dair öneriler için özel ders veli iletişimi rehberine göz atabilirsiniz.

Aylık gelir raporu ve giderler

Kaydettiğiniz her tahsilat Raporlar ekranını besler. Gelirinizi dönemsel grafiklerle görür, ödeme durumu, öğrenci ve branş bazlı dağılımlarla hangi dersin ne kadar gelir getirdiğini izlersiniz. Bir yandan da hangi ayların daha yoğun geçtiğini, yaz aylarında gelirinizin nasıl değiştiğini görerek planlama yaparsınız.

Gelir tek başına resmin yarısıdır. Giderler modülünde kira, malzeme, ulaşım gibi harcamaları kategori ve tarihle kaydedersiniz; bu giderler rapordaki net kazanç hesabına dahil edilir. Ders ücretinizi gözden geçirirken bu tablo işinize yarar; konuya dair yöntemleri özel ders ücreti nasıl belirlenir rehberinde anlattık.

• Aylık gelir, gider ve net kazanç grafikleri
• Ödeme durumu dağılımı: ödenen, bekleyen, geciken
• Öğrenci ve branş bazlı gelir dağılımı
• Kategoriye göre gider kaydı

Excel tablosu yerine neden bir ödeme takip programı?

Excel ile ödeme takibi yapılabilir, ancak her vadeyi elle açmanız, kısmi ödemeleri ayrı sütunlarda izlemeniz, makbuzu ayrıca hazırlamanız ve hatırlatmayı başka bir uygulamadan göndermeniz gerekir. Telefonda tabloyu düzenlemek de zahmetlidir.

Bir öğrenci ödeme takip programında bu adımlar birbirine bağlıdır: öğrenci kaydındaki ücret ve ödeme tipi vadeyi, vade tahsilat kaydını, tahsilat makbuzu ve raporu besler. E-Program web panelinde ve Android uygulamasında aynı veriyle çalışır; dersten çıkarken telefondan kaydettiğiniz ödeme bilgisayarınızda anında görünür. Diğer modüllerle birlikte genel tabloyu özel ders takip programı sayfasında bulabilirsiniz.

Ödeme takibini kolaylaştıran birkaç alışkanlık

Hangi aracı kullanırsanız kullanın, ders ücreti takibi birkaç basit kuralla çok daha az sürtünmeli olur. E-Program bu kuralları uygulamayı kolaylaştırır, ama kuralları belirlemek size kalır:

• Ödeme düzenini baştan konuşun: ilk derste ücretin aylık mı, ders başına mı ödeneceğini ve ödeme gününü veliyle netleştirin, öğrenci kaydına da aynı şekilde girin.
• Ödemeyi aldığınız gün kaydedin: “akşam yazarım” denilen kayıtlar unutulur. Telefondan Ödeme Al ile kaydetmek birkaç saniye sürer.
• Her tahsilata makbuz gönderin: veli ödemesinin kayda geçtiğini görür, ileride oluşabilecek “ödemiştim” tartışmalarının önü kesilir.
• Haftada bir bekleyen listesine bakın: gecikmeyi erken fark etmek, nazik bir hatırlatmayı yeterli kılar.
• İptal ve telafi kuralını yazılı hâle getirin: son dakika iptallerinde ücretin nasıl işleyeceğini önceden belirlemek, ödeme konuşmalarını kişisel olmaktan çıkarır.

Veri güvenliği ve paketler

Ödeme kayıtlarınız şifreli bağlantıyla taşınır; satır düzeyinde yetkilendirme sayesinde her öğretmen yalnızca kendi öğrencilerinin kayıtlarını görür. Ödeme takibi ve makbuz, 299,99 TL'lik Başlangıç paketi dahil tüm paketlerde yer alır; veliye e-posta ve WhatsApp ile ulaşma Küçük-Orta Ölçek paketiyle, detaylı raporlar ise Profesyonel Eğitimci paketiyle gelir. Fiyatlar aylık ve KDV dahildir, paketinizi istediğiniz zaman yükseltebilirsiniz. Paketleri fiyatlar sayfasında karşılaştırabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular